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原紙郵送ができない
コロナ影響で在宅勤務を徹するために
コロナの影響で、4月から在宅勤務に徹しています。そのために業務の廃止、業務の改善、システム化を徹底しました。請求書もそうで、システムから印刷をするとハンコが押されてPDFになるように改造してあります。月次でご請求をさせて頂いている取引のお客様は、電子での書類のやり取りをご理解頂いておりますが、年間契約やスポット取引のお客様への請求書には、今でも「原紙の郵送」をご要望頂くことがあります。会社に行かないと印刷郵送は厳しいです。在宅勤務を解除して会社に行かなければならなくなります。といいますか、そもそもの問題があります。
戦術のように当社は在宅勤務を徹底するため、妨げになる業務の廃止、業務手順の改革、IT化を進めました。
見積・請求書はシステム改造を行い、社判をついた状態で、PDF化されて出力できるようにしました。
つまり原紙と言われても、お送りしているPDF以外にないのです。どうしても送れと言われれば、メール等でお送りしている、その請求書PDFを印刷して、封筒に入れて送ることになります。これでは全く意味がないのです。こうしたご要望は大手、歴史のある企業様から頂くご要望として多い状況です。地方自治体のお客様でも、町内ルールを変更され、既に原紙要求はされなくなったというのに。困りますよね。